Operasyonun sağlıklı yürümesi ve mali belgelerin tutarlı şekilde saklanması için bütünleşik bir resmi muhasebe sistemi son derece değerlidir. Yoğun belge girişinin yaşandığı perakende sektöründe entegrasyon yapısı, en ince ayrıntısına kadar iyileştirilmiş olmalıdır.

Modern veritabanı tasarımıyla yüksek performanslı bir muhasebe entegrasyonu sunan DerinSİS, ön muhasebe süreçlerini en pratik şekilde tamamlanmasını sağlarken, tüm bilgilerin tutarlı ve istenirse anında entegre edilmesinden ödün vermez. Bunda mimarisinin yüksek evrak sayısına göre tasarlanmış olmasının payı vardır.

Dönem ayarları, mıutabakat kuralları, ayrıntılı yetkilendirme, log sistemi, kullanıcı hatalarını yakalayan sistem kontrolleri gibi birçok özellik, kontrolün her zaman yetkililerde olmasına olanak tanır. Ön muhasebe düzeyinde tüm cari bilgilerin esnek sınıflandırılması, müşteri/firma/banka-kasa kullanım amaçlarına göre baştan ayrılmış cari yapısıyla, muhasebe kullanıcılarının işlerini kolaylaştırmaktadır.

Şirket Yapısı

Her dönem için şirket oluşturulur ve kendi bağısız hesap planını içerir. Dönem sonu işlemlerinin başında gelen, önceki dönemden hesap planı taşıma, entegrasyon ayarı taşıma, kapanış fişini açılış fişi olarak taşıma gibi adımların doğası gereği, yeni yıldaki hesap planı bu adımları gözeterek yapılandırılabilir.

Entegrasyon Ayarları

Tüm tanım hesaplarının mıuhasebe entergrasyon kodları kendi tanım ekranlarında girilebilmektedir. Dönem nedeniyle doğal olarak şirket bazlı ve her şirketin hesap planından seçim yapılarak düzenlenir. Fatura tipleri bazında matrah-kdv hesapları atayarak, perakendenin yüksek ana veri ihtiyacı gereği, genelde hesap planı minimum mali ihtiyaçlara göre yapılandırılır. Örneğin firma bazlı veya kategori bazlı raporlama ihtiyaçları, ön muhasebeb seviyesindeki son derece detaylı grup kodu, sınıflandırma olanaklarına göre karşılandığı için, resmi muhasebede hesap planı yalın tutulur.

e-Ticaret'in ağır cari tanım ihtiyaçlarını, sanal torba hesap olarak adlandırdığımız bir sistemle, tek düzen hesap planından uzak tutabilmekteyiz. Buna rağmen, muhasebe çalışanları diledikleri zaman kişi bazlı ekstre-bakiye görebilmektedir.

Yine de ürün bazında matrah-kdv tanımlanabilmektedir. Yine istenirse, tüm müşteriler için birer hesap açılabilmektedir.

Firma ve müşteri hesaplarının entegrasyon ayarları, muhasebe içinde listelenip kontrol edilebilir ve aynı arayüzden girilebilir.

Cari Hesaplar

Cari hesaplar 3 ayrı tanım ekranında yönetilmektedir; Firmalar, alıcılar ve banka-kasa tanımları ile iş süreçlerine uygun bir yetkilendirme olanağına kavuşulur. Her cari tanım ekranında bulunan standart erişim, yetkili, ekstre bölümleri dışında, IBAN kontrollü banka hesaplarının girilebildiği bir bölüm, sınırsız resim ve dosya eklenebilen 'Görsel ve Teknik Veriler' bölümü ve yine sınırsız bilgi alanı tanımlanıp giriş yapılabilen 'Diğer Bilgiler' bölümleri bulunur. Cari hesabın fatura, irsaliye, sipariş gibi her tür belgelerine doğrudan erişim olanağı sağlanmıştır. Firma ve müşteriler için bağlı ürünlerin gösterildiği bir bölümde, gerekli bütün bilgilerin bir çatı altında toplanması sağlanmıştır. Buradan ürünlerin de ilişkili tüm belgelerine geçiş olanağı bulunur.

Firma ve müşteri tanımlarında sözleşme sekmelerinde, tüm satın alma koşulları yönetilmektedir. Dönemselliğin esas alındığı sözleşmelerin çatısı altında, vadelerden teslim yerine, iade kurallarından ciro primlere kadar tüm ticari bilgiler yer almaktadır.

Otomatik yaşlandırma özelliği sayesinde, alacak ve borçların vadesi geçen/gelecek ortalama vadeleri, kalan ödeme listesi, ödeme planlama gerçekleştirilebilmektedir. Aylık adat hesaplamaları, raporlarıyla birlikte cari geçmiş için de performans bilgisi sağlamaktadır.

Cari İşlemler

Cari hesaplar arasındaki tüm işlemlerin yapıldığı 'Cari İşlemler' modülünde, ektsreyle birlikte veri giriş işlemlerinin tamamı yapılarak, kullanıcıların ihtiyacı olan pratiklik sağlanmaktadır. Her ana ilgil carilerin yetkililerine, telefonlarına erişilebilmekte, ekstrelere geçiş olanakları sağlanmaktadır.

Çek İşlemleri

Alınan ve verilen çek işlemlerinin gerçekleştirildiği bu modülde, cirolama, toplu çek girişi, makbuz ve çek dökümleri yapılabilmektedir. Yetkiye bağlı olarak banka bazlı çek tasarımları da aynı ekranda gerçekleştirilebilmektedir. Çek Yardımcısı ile, farklı tutar ve vadeler için ortalama vade çalışması yapılabilmektedir.

Gider ve Hizmet Tanımları

Giderlerve hizmetlerin ön muhasebe kullanımı için muhasebe hesap planına benzer bir yapıda hiyerarşik tanımı yapılabilmekte, ancak operasyondaki kullanım şekillerine yön verecek şekilde, merkez/mağaza kullanımlarına açılıp kapanabilmektedir. Başta gider ve hizmet faturalarında olmak üzere, cari işlemlerde kullanılarak, ön muhasebe düzeyinde Gider ve Hizmet Analizi'nde zengin bir şekilde raporlama olanağı sağlanır.