Perakendenin en temel konularından birisi fatura kontrol işlemidir. Her işletme, değişik bölüm adlarıyla da olsa, bu iş için önemli bir insan kaynağı ayırır. Her gün binlerce belgenin girilmesi, satır satır kontrol edilmesi ve fiyat farkı faturalarının kesilmesi için, yazılım sisteminin çok incelikli özelliklerle sahip olması gerekir. DerinSİS, el terminali kullanımından başlayarak, satın alma sözleşmeleri, arayüz yardımcı özellikleri, onay süreci ve fatura kontrol sistemi ile donatılarak, yönetici ve kullanıcıların en önemli yardımcısı olmaktadır.

Fiyat Farkı Bütçeleme

Dağıtıcların fiyat farkı, geri dönüş gibi çeşitli başlıklarda bulunan bütçeleri nedeniyle, kesilecek fiyat farklarının kısmi olarak bekletilmesi, yerel marketlerin yoğun olarak yaşadığı bir süreçtir. Bu tutarların takibi son derece zor olmaktadır. DerinSİS fatura kontrol sisteminde, fiyat farkı oluşturmak yerine yetkiye bağlı olarak 'bütçele' işlevi bulunmaktadır. Bu durumda hem maliyet sistemi doğru çalışmakta, hem de kısmi faturalanabilen, kalanının otomatik olarak takip edilebildiği ve bakiyeye olan etkisinin ilgili tüm arayüzlerde görülebildiği bir işleyiş elde edilmektedir.

Tarihsel alış fiyatlarına göre fiyat farklarının hesaplanması

Sözleşmelerin uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilir, cari sisteme gidecek borç/alacak tutarı kesinleştirilir, resmi işlem tamamlanmış olur. Bu kontroller siparişler üzerinden veya fiyat listelerinden seçenekli olarak yapılabilmektedir. Brüt fiyat, net fiyat ve indirimler ayrı ayrı karşılaştırılabilmekte, net fiyat üzerinden farklar gösterilmektedir.

Fiyat farkı faturalarının düzenlenmesi, maliyet düzeltme

Fiyat farklarının yakalanmasının ilk yararı, ürün sağlayıcıların bunu bilip daha özenli olmalarını sağlamaktır. Ticari kayıpların engellenmesi bunun ardından çok daha kolay başarılacaktır. DerinSİS'le bu farkları yakalamakla kalmaz, ayrıca faturaların fiyat farkları sonrasında gerçek maliyetleri de düzeltilir. Firmaların gönderdiği fiyat farkı düzeltmeleri de sistemdeki alış faturasıyla ilişkili olarak girilir ve maliyet etkisi ürün bazında yanısıtılır.

İade Fark Kontrolü

Kesinleşmiş mal kabul adetlerine göre fazla faturalanan ürünler için çalışan kontrol sonucu, birebir girilmesi zorunlu olan faturalara karşın iadelerin atlanması önlenmektedir. İade fark faturaları stokları etkilemediği için, bu yöntemle en doğru hareket yapısı elde edilmektedir. Bu şekilde yapılandırılmamış bir süreçte, işletmeler fiziksel olarak gerçekleşmemiş ürün alımları yapmış ve bunları iade etmiş gözükmekte, tüm istatistikler ve performans değerleri bozulmaktadır. Müşterilerimizi bu tip bir sorunla karşı karşıya bırakmadan, gerçek stok hareketlerini aynen koruyup fark faturalarını otomatik olarak ürettirmekteyiz.

Fatura Kontrol Raporu

Konuyla ilgili çalışanların denetlenmesi, en az ürün sağlayıcıların disiplin altına alınması kadar önemlidir. Ancak bu sayede hedeflenen veirimlilik elde edileceği için, fatura kontrolün de kontrolü anlamına gelecek 'Fatura Kontrol Raporu' modülü geliştirilmiştir. Her faturada çalışan kuralların tamamı toplu olarak istenilen firmalar ve dönemler için çalıştırılarak, atlanan tüm belgeler ve satırlar tek tek gösterilmekte, topluca fiyat farkları uygulanabilmektedir.

Ofis içi belge kayıplarını önlemek ve kontrolleri desteklemek adına, bina girişindeki fiziksel evrak girişi de DerinSİS içinde yönetilebilmektedir. Devamında evrak zimmet sistemi devreye girebilmekte, değerli belgelerin kullanıcılarla ilişkilenmesi sağlanmaktadır.

Toplu fiyat farkı faturası oluşturma

Her faturanın tek tek kontrol edilip fiyat farkı düzenlenmesi dışında, örneğin ay sonunda topluca farkların hesaplanması ve fiyat farkı faturalarının topluca oluşturulması mümkündür. Bu durum, satır bazlı maliyet düzeltme yaklaşımına göre çalıştığı gibi, KDV bazlı olarak atanmış ürünlerle de çalışabilir. Satır bazlı maliyet düzetlme tekniğine göre, toplu işlemlerde her alış faturasına ayrı bir fatura ya da firma bazlı tek fatura seçenekleri sunulmaktadır. Özel döküm olanaklarıyla, hem muhasebe bölümü hem de karşı işletme tarafından anlaşılırlık ve kullanım özellikleri arttırılmaktadır.

Onay süreci ile carileştirme aşaması, iş bölümü

Faturaları kontrol edip işleyen kullanıcılarla, borç/alacak tutarlarını kesinleştiren kullanıcıların ayrı olması durumunda, onay süreci devreye girer. Firma alacakları, ancak onay yetkisi olan kullanıcıların onaylamasıyla oluşur. Onaylama ve onay kaldırma yetkileri ayrı ayrı yönetilmektedir. Benzer şekilde fatura iptal ve iptal kaldırma alt yetkileri de sunulmaktadır. Alış ve satış yönlü faturalarda çeşitli kontroller sayesinde, mükerrer girişler önlenmektedir.

Vade tarihlerinin sözleşmelerden gelmesi, ödeme planlama

Ürün sağlayıcı sözleşmelerin bir parçası olan vade koşulları DerinSİS'e girilerek, şirketlerin önemli bir prestij konusu olan ödeme planlama alt yapısı kurulur. Vade türleri bazında tanımlanabilen vade günlerinin, istenirse belge tarihine, istenirse sevk tarihine, ya da bunlardan şirket lehine olana uygulanması sağlanmaktadır. Özel koşullu alımlar nedeniyle, siparişin üzerinden vadelerin ilgili faturaları bağlaması sağlanmaktadır.

Yazdırma Özellikleri

Fiyat farkı faturalarının ürün ayrıntılı olarak yazdırılabilmesi, firmalarla yapılan kontrol işlemlerini kolaylaştırır, hesaplama gücünüzü göstererek kurumsal algınızı sağlamlaştırır. Bağlı alış faturası bilgisinin de satır bazlı olarak gösterilmesi, hem birden fazla fatura farkını aynı faturada yönetmenizi sağlar, hem de herhangi bir karmaşaya izin vermez.

Yazdırma seçeneklerindeki olanaklardan birisi de, karşı tarafın beklediği isimlendirmeyle gruplanmış şekilde çıktı alınabilmesidir. Böylece ürün bazlı maliyetler ve satır ilişkileri mutlak şekilde saklanırken, fatura dökümü de ilgili firmaların bütçelerine göre uygun isimlendirmelerle olabilmektedir.