Önce hazırlık yapılmalı

Şirket süreçleri, danışmanlık gereksinimleri, büyüme perspektifi, çalışanların katılımı gibi konular değerlendirilmelidir. Geçmiş projeler ve deneyimli kullanıcılardan kazanılan dersler masaya yatırılmalı ve beklenti her departman için netleştirilmelidir. Zaman kaybı yaratan noktalar, rekabet gücünü arttırıcı uygulamalar ve uzun süre sorgulanmamış alışkanlıklar, yazılım arayışının temelini oluşturmalıdır.

Hizmet verdiğimiz alan için birçok terim kullanılmaktadır. Kurumsal şirketler için ERP, zincir mağaza yönetimi veya mağazacılık bilgi sistemi gibi terimler yeterli olabilirken, daha küçük işletmeler genellikle barkod sistemi, barkod otomasyonu, mağaza otomasyonu veya mağaza sistemi gibi ifadeler kullanır. Aslında boyutu ne olursa olsun, her şirket kendi kapasitesi ölçüsünde yeniliklerden yararlanır.

Geleneksel alım yöntemi - Ürün seçimi

Sabit içerik, sabit maliyet ve sabit proje süresi belirleme yöntemiyle yazılım alımı gerçekleştirilebilir. Piyasada en çok bilinen ve uygulanan bu metodun varlık nedeni, mal alımındaki alışkanlıklara yakın olması, geleneksel ürün alım yönteminin yazılım alımına asla uymayan özelliklerinin dikkate alınmamasıdır.

Bir araba almaya karar verildiğinde, ne beklendiği, fiyat-performans ilişkisi, kullanım alanı, bakım bilgileri, sürücü ehliyeti gibi birçok konu son derece nettir ve herkes tarafından bilinir. Yazılımın elle tutulabilir bir ürün olmaması, ticari yazılımlarda hizmetin daima işin bir parçası olması, bilgi işlem bölümünün yetkinliği, yazılımı işletme ve güncelleme ihtiyaçları dikkate alındığında, araba satın almaktan ne kadar farklı olduğu ortaya çıkmaktadır.

Tüketici teknolojisine dayalı ürünlerin yaygınlaşması, kullanımlarının kolaylaşması, teknolojiye meraklı yöneticilerin yazılım seçiminde kendilerini yeterli görmelerini sağlamakta, uzmanlara veya ilgili çalışanlara danışma noktasında yanılsamaya neden olabilmektedir.

Şirketin büyüklüğünün, iş süreçlerinin ve teknolojik gelişmenin sabit kalacağı varsayımıyla hareket edildiğinde, sonuç büyük olasılıkla başarsızlık olacaktır.

Özel yazılım projesi yöntemi - Firma seçimi

Bu yöntemde, esnek proje süresi ve maliyet ile şirkete özel süreçlerin analizine göre, esnek bir içerikle satın alma gerçekleştirilir. Hizmet alan firmanın konusuna çok hakim olduğu ve süreç tariflerini en iyi şekilde verebileceği varsayılmaktadır. Tüm kritik noktaların yazılım firmasına aktarıldığını esas alarak, geliştirme ve uyarlama sonucu elde edilen sistemin gerekli çözümleri kalıcı olarak sunması oldukça zordur. Süre ve maliyet esnekliğiyle ürün seçim yöntemine göre çok önemli avantajları olmakla birlikte, projeyi yöneten tarafların ilgili yazılım ürününe ve şirkete en üst düzeyde hakim olması gerekmektedir. Doğruyu araştırmaktan daha çok, müşterinin isteklerinin tamamının yerine getirilmesine odaklanılmıştır.

Danışmanlık yöntemi - İş ortağı seçimi

Danışmanlık yöntemiyle alım yapıldığında, proje yönetimi, şirket süreçlerinin analizi, gerekli yazılım geliştirme adımlarına karar verilmesi gibi projeyi ilgilendiren tüm adımların yönetimi ilgili firmayla birlikte yürütülür. Karşılıklı güven son derece önemli olduğu için, bu yöntemle ilerleme şansını bulmak oldukça zordur. Verimi düşürmeden, sürekli bir iyileştirme ortamı içinde çalışmak esastır.

Bu yöntemde anahtar konu, hizmet alınacak noktanın salt bir yazılım firması gibi yapılanmamış olması, iş süreçlerinde uzmanlaşmış,  her zaman müşteri lehine iyileştirmeye odaklı bir anlayışta olmasıdır. Uygun proje planı ve maliyet yapısıyla, yazılım firması adeta kendi işletmesini yönetir zihniyetiyle hareket eder ve her zaman kullanıcıların önünde giderek, verimsizlik yaratan noktalara karşı uyanık olur, ihtiyaçları en iyi şekilde gözler ve yorumlar. İstekleri olduğu gibi kabul etmez, daima isteklerin altında yatan kaynakları sorgular ve gerçek otomasyon ihtiyaçları birlikte tarif edilir.

Şirketin yenilikleri hazmetme kapasitesi göz önüne alınarak, tek bir blok yerine aşamalı bir proje anlayışı oluşturulur. Temel geçiş sağlandıktan sonra uygun modüller devreye alınır. Bunun zamanlamasında yine hizmet alınan firmaya güven duyulur.