Sayım süreci, insan emeğine ve dikkatine dayanması nedeniyle sistem işleyişinin dışında birçok özellik barındırır. Yönetimsel konular ve dikkat edilecek noktalar için 'Merak Ettikleriniz' bölümümüzde yardımcı olabilecek deneyimlerimizi inceleyebilirsiniz.

Sayım süreci, el terminali ve bilgisayar olarak iki ortamda gerçekleştirilir. Derinus uzak erişim üzerinden veri tabanına çevrimiçi olarak bağlı çalışmaktadır, herhangi bir aktarım gerektirmez. Sayım hazırlığı, sayma işlemi, kontrolü ve onaylaması olarak 4 adımda gerçekleştirilir.

DerinSİS'te Uygulanabilecek Sayım Senaryoları
 Tam mekan sayımında, onaylamayla birlikte sayılmayan ürünler sıfırlanıyor. Diğerlerinin stok adedi sayım adetlerine eşitleniyor.
 Bir grup ürün sayımında, ürün seçicide sayılan grup tanımlanıyor ve sayım olmayıp bu grupta olanlar sıfırlanıyor. Bu yüzden ürün seçiciden belirtilen ürün grubu gerçekten sayılan ürünlere denk gelmeli. Örneğin bir markanın, kategorinin tamamını saymak gerekir.
 Eksi stok sayımında da, onaylamayla birlikte, stoğu eksi olup sayılmayanların sıfır olduğu varsayılıyor. Bu yüzden eksi stokların tamamının iyice araştırıldığından emin olunması gerekiyor.
 Sistem listesi sayımında, belli bir amaç için sistem sayım listeleri oluşturur. Bu ürünlerin sayılması sağlanır. Örneğin, her gün farklı 25 ürünü sistem listeler. Pahalı ürünler, çok satan ürünler vs. gibi bir mantıkla listeler otomatik oluşturulabilir. Mağazalar sayımı yapar ve merkez sonuçları inceler.

Sayım Sürecinin Temel Adımları

1. Hazırlık : Fiziksel ve sistemsel açılardan hazırlıklar yapılmalıdır. Baskın sayımlar dışında personel bilgilendirmesine önem verilmelidir.

2. Sayma Süreci : Son kapanış saatinden, bir sonraki satış başlangıcına kadar ve bir kerede tamamlanmalıdır.

3. Sayımın Kontrolü ve Karşılaştırma : Sayımın kendisi kontrol edilmeli ve sayım hataları düzeltilmelidir. Sayılmayan ürünler raporlanmalı, sayılan ürünlerin raporlarında adet, fiyat ve tutar sıralamaları yapılarak, bariz hatalar kolayca yakalanmalıdır. Daha sonra sayım ve stok karşılaştırmaları yapılır.

4. Sayımın Onaylanması : Sayım tarihinden geriye doğru belge girişi yapılmaz, yapılması zorunlu ise sayım sonucunu değiştirmemek üzere sayım belgelerinde de düzeltme yapılmalıdır. Bunun için Sistem Yönetimi’ndeki tarihsel ayarlar verilerek kontrol sağlanabilir.

1.Tam Mekan Sayımları İçin Öneriler

Fiziksel olarak sayıma başlamadan önce, raflarda ve depolarda hazırlıklar yapılmalıdır. Ürünlerin saklanma koşulları sayıma uygun hale getirilmelidir. Farklı yerlere dağılmış olan ürünler mümkünse aynı alana toplanmalıdır. Raf arkaları, kapı arkaları, köşeler gibi beklenmedik yerler kontrol edilmelidir. Sayım tarihinden önceye ait belgelerin tamamlanmasına, satışların aktarımına dikkat edilmelidir.

Sayım tekniği açısından, alanlara ayrılmış sayım mekanında her raftan farklı üç kişinin geçmesi tercih edilebilir. İlki, yukarıda söz ettiğimiz toparlama, sayıma hazırlama adımını, ikincisi elle saydıktan sonra bir kağıda yazıp ürünlerin üzerine yapıştırma adımını, üçüncüsü de adedi kontrol ederek el terminaline giriş adımını uygulayabilir.

Daha güvenli sayım sonuçları elde etmek için, her alanın ikinci kez farklı bir kişi tarafından sayılması planlanabilir. Bu durumda ilk sayımla birlikte stok karşılaştırması yapılır, ardından ikinci sayım yapıldığında hem stok hem de iki sayım sonucu birlikte ele alınarak üçlü kontrol uygulanır.

2.DerinUs El Terminali Kullanımı

El terminalinde dosyalar açılarak birden fazla terminal ve kullanıcıyla sayım yapılabilir. Çakışmalar için dosya içi ve toplamda sayılan adet her an görülebilmektedir. Sayım yönetim ara yüzünde, terminallerde girilen bilgiler anında izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir. Terminalde işlemler uzak erişimle, doğrudan sisteme bağlı olarak yapıldığı için, tanımsız ürünler okutulduğu anda fark edilir. Sayım adetlerinde düzeltme gerektiğinde, aynı ürün okutularak 0 adet kaydı yapılır.

Sayım dosyası bilgisayarda görüntülenir ve değiştirilebilir. Silme işlemi yalnızca bilgisayarda yapılabilir ve mutlaka bir dosyaya yazılarak yapılabilir.

Kullanıcı ve alanlar için açılacak dosyaları iyi planlamak gerekir. Bu alanların sınırları kullanıcılar için kesinleştirilmelidir.

3.Sayım-Stok Karşılaştırma Adımı
Onaylamadan önce birçok açıdan karşılaştırma yapılır. Ancak arada geçen zaman başka zorluklar çıkartacağı için, kontroller en kısa sürede tamamlanmalıdır. Seçilen sayım dosyası veya o mekanın tüm dosyaları için rapor alınabilir. Yukarıdaki fark nedenlerine göre çeşitli işlemler yapılır. Sayım yanlışlıklarını kontrol ederken, satış fiyatından, adetten ve tutardan yapılacak çoktan aza sıralamalarla bazı hatalar çabuk yakalanabilir. Unutulmuş satış verileri aktarılabilir, Z raporu tutmaması gibi sorunu olan günler yeniden aktarılabilir. Yanlış belgeler, unutulmuş belgeler geriye doğru girilir.

Barkod atama ve ürün tanım yanlışlıkları, genellikle artı ve eksi stok olarak iki ayrı ürün görüntüsünde fark edilir. Bu ürünler için ürün taşıma(hareket birleştirme) yapılır.

Sayım onaylanana kadar yapılan geriye doğru girişlerde, ürünler sayıma girmemişse, bu adetlerin sayım dosyasına eklenmesine dikkat edilmelidir.

4.Sayım Onaylama
Sayım onaylamayla ilgili en önemli bilgi, sayımın baz alınacağı tarihtir. Onaylamadan önce alınan karşılaştırma ve kontrol raporlarında, sayım dosyalarının oluşturulma tarihi kullanılır. Farklı tarihlerde sayılan ürünlerin, belli bir tarihte sayılmış gibi sisteme yazılma durumu için, onaylama adımında ayrıca bir tarih verilir. Onaylama sırasında, işlemler sürdükçe kullanıcılara yardımcı olacak çeşitli bilgiler ekranda log olarak gösterilir.

Eşitleyerek Onaylama

Sayım yapılan ürünlerin stok adetlere sayım sonucunu verecek şekilde, yalnızca farklar için giriş ve çıkış hareketleri oluşturulur. Genellikle az adetli listelerde ve farklılığın az olduğu durumlarda kullanılır.

Sayılmayanları sıfırlama seçeneğine bağlı olarak, sayımda hiç geçmeyen ürünlerin stok adetleri sıfırlanır. Burada, ‘Ürün Seçici’ ile bir grup ürünün belirtilmesi çok önemlidir. Sayımı yapılan ürünlerin grup özellikleri birebir seçilmeli ve bu gruba ait ürünlerin tamamı sayılmalıdır. Sayılmayan ürün raporu bu noktada en iyi yardımcı olur.

Bu sayım onaylama yönteminde en çok düşülen hata, sistemin oluşturduğu sayım belgelerinde, sayımdaki adetleri görmeyi beklemektir. Oysa ki, burada yalnızca stokla sayım adetleri arasındaki farklar bulunur. Bu farka bağlı olarak, oluşan iki dosyadan giriş veya çıkış türünde olan belgede aradığımız ürünü buluruz.

Sıfırlayarak Onaylama
Sayımı yapılan ürünlerin stoğu sıfıra çekilecek şekilde çıkış (eksiler için giriş) hareketleri oluşturulur. Ardından sayım sonuçları tek bir giriş belgesi olarak yazılır. Genellikle tam mekan sayımlarında ve farklılığın çok olduğu durumlarda kullanılır. Bu onaylama yönteminde en çok sorgulanan konu, 3 adet sayım belgesinin oluşmasıdır. İlk iki belgede stoğu artı ve eksi olan ürünler ayrı ayrı sıfırlanır. 3. belge ise sayım sonuçlarını içerir.

Sipariş Sistemleri ve Yerel Düzeltme

İdeal olarak, günlük eksi stokların mağazalarda sayılması ve bilgi işleme gerek olmadan otomatik olarak düzeltmesinin yapılması beklenir. Daha önemlisi, eksi stoklar, otomatik sipariş sürecinin dışında kalmaktadır. Bu yüzden eksi stoklu ürünler haftalık veya günlük olarak ilgililere otomatik olarak raporlanır. Bilgi işlem, bu durumdaki ürünleri çok dikkatle izlemelidir. Bu sürece yönelik DerinSİS'te 'Yerel Düzeltme' işlevi bulunur ve el terminalinde çok pratik bir şekilde uygulanır.

SKT Bazlı Sayım

SKT sürecini etkin olduğu projelerimizde, kare barkodla yapılan sayım sonuçları, SKT bazında stok düzeltecek şekilde çalışmaktadır. Bu özgün yapıda, yalnızca ürünlerin stok adetleri için düzetlme hareketleri üretilmemekte, etiketlerde bulnuan SKT tarihlerini yakalayacak şekilde doğru giriş ve çıkış hareketleri üretilmektedir.