Perakende zincirlerinde satın almanın fiyat yönetimiyle birlikte iki ana sürecini oluşturan sipariş yönetimi, şirketin en kritik iş sürecidir. Çeşitli kategorilerde, çok değişik alım özelliklerine sahip ürünlerin her mağazada doğru stok düzeyleriyle yönetilmesinde, kullanıcılarla birlikte yazılım sistemine büyük görev düşmektedir.

Ürün Gereksinim Planlama (ÜGP) adıyla geliştirdiğimiz sipariş karar destek sistemimiz, temel olarak

        sipariş verilerini özetle > istek > istek onayla > sipariş > değerlendir onayla > sipariş bildir

şeklinde adımlardan oluşan ve mağaza çalışanları, merkez çalışanları ya da sistem önerisi tarafından başlatılabilen kapsamlı ve esnek bir süreçtir. Şirketteki ihtiyaçlara göre bu adımlar sadeleştirilebilmektedir.

İstek, Sipariş ve Sevk Adedi Ayrımı

Stok eksiğinin belirlenmesinden sevkiyatın yapılmasına kadar geçen aşamada, tek bir sipariş belgesi yerine aşağıdaki 3 aşamada işlemi tamamlıyoruz.

• Bir mağaza veya deponun stok eksiğinin belirlenmesi
• Bu listenin işlenerek sipariş oluşturulması
• Depolardan mağazalara sevkiyatlarda, eldeki ürüne göre sevk adetlerinin belirlenmesi

Ürün-Mağaza Bazlı Sipariş Verileri

Stok eksiklerinin belirlenmesinde etken olabilecek tüm veriler, kullanıcıların istediği gibi biçimlendirilerek sunulmaktadır. Bu veriler, şirket kuralları, kullanıcıların girdiği veriler veya sistem tarafından hesaplanan değerler olabilir. Örneğin, alım durumu, alım yeri, karar verici, sabit  ve dinamik alt/üst/optimum stok düzeyleri, bakiye sipariş, koli içi adedi, yaklaşan özel fiyat dönemi gibi birçok alan, değişik başlıklarda ve istenilen sıralamayla kaydedilerek kullanılabilir.

Sistem Önerileri, Otomatik Sipariş

Şirket karaları ve sipariş verileri ışığında tasarladığımız otomatik sipariş sistemleriyle, şirket için en uygun stok düzeyleri, her kategorinin kendine özel koşullarına göre hesaplanmakta ve kullanıcılara sunarak son kararı vermeleri sağlanmaktadır.

ÜGP Şablonları - Sipariş Verileri

İhtiyaç duyduğunuz tüm sipariş verileri yazılımdan bağımsız olarak oluşturulabilmekte, bütün veriler dilediğiniz sıralamayla belli veri listeleri şeklinde ve dilediğiniz adlarla saklanabilmektedir. Farklı kategorilere farklı bilgilerle yaklaşılacağı için, son derece esnek bir veri yönetimi ortaya çıkmaktadır. DerinSİS içinde, dileğiniz kategori-firma-marka ürünlerini listeleyip, hazırladığınız bu şablonlardan seçim yaparak sipariş verilerini istediğiniz sırada ve yüksek performansla görüntülerken, aynı liste üzerinden istek/sipariş adedi girebilmektesiniz.

ÜGP Şablonları’nın bir gücü de, yazılımdan bağımsız olarak kendi sipariş verilerinizi oluşturmanıza ve şablonlarda bunları kullanabilmenize olanak sağlamasıdır. Öyle ki, herhangi bir zaman ihtiyaç duyacağınız 'mağazaların ortalama stok adedi' gibi bir kavram üretip, bunun kullanıcıların ekranlarına gelmesini sağlayabiliyorsunuz. Ya da kendiniz bağımsız bir olarak mağaza bazlı bir alan açıp, buraya sistem tarafından bir takım değerlerin hesaplanarak kaydedilmesini, kullanıcıların da bu bilgileri hazır olarak görmelerini ve buna bağlı istek/sipariş kararlarını vermelerini sağlayabiliyorsunuz.

Özel fiyat durumundaki ürünler için özel şablonlar hazırlanarak, hem ürünlere erişim kolaylaştırılmakta, hem de bu durumdaki ürünlerin özel karşılaştırmalar için ek bilgileri kullanıcılara sunulabilmektedir.

ÜGP Kontrol - Stok Dengeleme

Firmalara sipariş vermeden önce şirket için stok dengelemesinin kolayca yapılabilmesi ve son haline getirilen adetlerin siparişe dönüştürülmesi, ÜGP Kontrol adımında gerçekleştirilmektedir. Günlük belli bir zaman kurgusu içinde hareket eden mağaza ve satın alma ekibi, firmalara kesin olarak bildirimde bulunmadan önce fazla stoklar, fazla istekler, insert öncesi ve sonrası stok dağılımlarını gözeterek, gereksiz alımlardan ve zaman kayıplarından kaçınabilmektedir.

ÜGP Değerlendirme - Sipariş Bütçe, Dengeleme ve Değerlendirme

Satın alma uzmanlığı veya şirket bazında belirlenen sipariş bütçeleri doğrultusunda, oluşan siparişler topluca değerlendirilir. Onaysız siparişlerin toplu olarak mağaza/kategori/kategori sorumlusu/firma/vade tarihi gibi ölçütlere göre analiz edilmesi, dengelenmesi ve onaylanarak ürün sağlayıcılara gönderilmesini sağlamaktır. Vadesel veya mekansal yığılmalar bu noktada dengelenir. Gerekli iptaller, adet arttırımları yapıldıktan sonra, siparişler onaylanarak kesinleştirilir. Tüm stoklar birlikte incelenebildiği için, gerektiğinde mağazalar arası sevk emirleri verilebilir.

ÜGP MAY - Merkezi Alım Yönetimi

Lojistik ve sipariş yapısı gereği, depoya giren ürünlerin bağlantılı siparişleriyle tamamen mağazalara sevk edildiği gibi bir süreç söz konusu olduğunda, bu çözümümüz tam anlamıyla ihtiyacı karşılamaktadır. Bağlantılı sipariş üretiminden, mal kabuldeki dağıtım aşamalarına, mağazalar arası transfer emirlerinden iade edilecek ürünlerin toplanmasına kadar, 360 derece çözüm sunulmaktadır.

Belge Bildirim Yönetimi - Ürün Sağlayıcılara ve Depoya Sipariş Bildirimi

Ürün sağlayıcı iletişim yöntemine göre, onaylanan siparişler e-posta ve faks ile gönderilerek bilgilenme açısından hatalar en aza indirilir. Sipariş bildirimlerinde, yeni adetlerin altında önceki bakiye siparişleri çok net bir şekilde listeleyerek, tipik karmaşalara çok pratik çözümler getirilmektedir. Özel projelerde, ürün sağlayıcılarla veri bütünleştirme çalışmalarıyla, aktarıma uygun formatlar da gönderim yapılabilir. Deponun sevk emirlerini görebilmesi için de özel bir ekran bulunmaktadır. Ayrıca el terminallerinde bakiye siparişler online olarak görülebilmektedir.

Çoklu irsaliye bağlantısı, satır ve belge bazlı sipariş kapatma

Birden fazla sipariş tek irsaliye ile kapanabileceği gibi, bir sipariş birden fazla irsaliye ile de kapanabilir. Siparişin kalanı iptal edilebileceği gibi, gerçek ticari uygulamalarda ihtiyaç duyulduğu şekilde satırlar tek tek de iptal edilebilir. Satır bazlı iptallerin yetki dahilinde çok pratik uygulanması da olanaklıdır. Kullanıcılar ürün hareket ayrıntılarına ulaşabildikleri her noktada, seçtikleri sipariş satırlarını da iptal edebilmektedirler.

İrsaliyelere Otomatik Sipariş Bağlama, Otomatik Sipariş Kapatma

Sipariş sürecine geçişte en çok zorlanılan konular, irsaliyeleşme sırasında ilgili siparişin seçilmesi ve siparişlerin açık kalmasıdır. DerinSİS'te her iki durum için sunduğumuz çözümlerle, sistem gerçek ticari işleyişe göre kendiliğinden çalışmaktadır.

Onay Süreci, Yetkilendirme ve Kategori Yönetimi

Kategori yönetimiyle, satın alma uzmanlarının yalnızca kendileriyle ilgili ürün, istek ve siparişlerle çalışması sağlanmaktadır. Hangi ürünlerin mağaza tarafından istenebileceği, hangilerinin merkezdeki satın alma tarafından isteneceği kurala bağlanabilir. Ardından hangi aşamada onay yetkisine gerek olacağı belirlenerek, şirketin gerçek iş süreçleri sipariş sistemine yansıtılır.

Onay süreci, belge bazlı tutarsal koşullara göre kademeli onay şeklinde yönetilebilmektedir. Dinamik olarak tasarlabilen kademelerde, belge tutarı kullanıcının atanmış kademesine uymuyorsa onaysız oluşur ve yetkisine uygun kullanıcı tarafından onay bekler şekilde kaydolur. Kalabalık satın alma ekiplerini daha rahat yönetebilmek için, kademe şablonları 'rol' bazında tanımlanır ve kullanıcılara bu roller atanır.

Sipariş Birleştirme ve Ürün Dağıtımı

Özel bir uygulama olarak, mağazalardan depoya geçilen siparişleri firmalardan depoya getirmek için, bu siparişleri birleştirip firmalara yönlendirme de yapılabilir. Bunlara bağlı mal kabul işlemlerinin devamında, mağazalara yapılacak dağıtım da sistem tarafından yönetilir.

Toplu Sipariş Modülü

Birkaç değişik nedenle, mağaza bazlı siparişlerin merkezden tek tek belirlendiği durumlar yaşanabilmektedir. Yeni ürün girişlerinde mağazaların ilk siparişlerinin topluca kurgulanabilmesi, depoda bekleyen ürünlerin mağazalarca eritilme planlaması, insert alımlarında veya sınrılı stokla satışı gerçekleştirilecek ürünlerde, 'Toplu Sipariş' modülümüz tam bir çözüm sağlamaktadır. Gerçek bir depo yerine, yeterli alanı bulunan mağazaların bölgesel depolar olarak kullanıldığı şirketlerde, bell bir mağazanın seçilerek, diğer tüm mağazalara ürün sevkiyatlarının planlandığı senaryolar da söz konusudur. Toplu sipariş modülümüz bu uygulamalara da hizmet etmektedir.