Stok sayımında nelere dikkat edilmelidir?

Stok sayımında nelere dikkat edilmelidir?

Tüm verilerin kontrolü ve düzeltilmesi için sayım en önemli denetim sürecidir

Sayım işlemi, el terminallerinin getirdiği kolaylıklar nedeniyle ya çok hafife alınmakta, ya da tüm mekan sayımı nedeniyle gözde büyütülerek çok zor olacağı ve yarar getirmeyeceği düşünülerek kaçınılan bir süreç olmaktadır. Mağazalarda ve depoda çalışan birçok kişi sayım için görevlendirilebilmektedir ve sayım konusuna yabancı olabilirler. Stok ve sayımla ilgili herkesin bileceği düşünülen konular, yeniden herkese anlatılmalıdır. Sayım sürecinin en temel konusu, giriş veya çıkış yapılırken sayımın yapılmayacağı, yalnızca mağazaların kapalı olduğu durumda yapılabileceğidir. Stok karşılaştırması gün sonuna göre yapılacağı için, mesai sonu ya da başında yapılmalıdır. Grup bazlı sayımlarda da, o gruba ait ürünlerde satış dahil hiçbir hareketin yapılmadığından emin olmak gerekir.

Sayımda dikkat edilecek konular, her kategori için farklı olmaktadır. Ürünlerin ambalaj özellikleri, sergilenme özellikleri, satış süreçleri, satış hızı gibi birçok etken, sayımda yapılması gerekenleri farklılaştırır.

Şirket içi sevkiyat süreçlerine ayrıca dikkat ederek, deponun sevkiyat yaptığı ama ürünlerin mağazaya ulaşmadığı anda sayım yapılmamalıdır. Ya da iade irsaliyesi/faturası kesilmiş ama henüz fiziksel çıkışı yapılmamış ürünler olabilir. Sayım günü ve saatlerini seçerken, bu tip belge girişi ve fiziksel işlemlerin bütünlüğü dikkate alınmalıdır.

Sayım süreci, el terminali ve bilgisayar olarak iki ortamda gerçekleştirilir. Derinus uzak erişim üzerinden veri tabanına çevrimiçi olarak bağlı çalışmaktadır, herhangi bir aktarım gerektirmez. Sayım hazırlığı, sayma işlemi, kontrolü ve onaylaması olarak 4 adımda gerçekleştirilir.

Sayım Çeşitleri

 Tam mekan sayımında, onaylamayla birlikte sayılmayan ürünler sıfırlanıyor. Diğerlerinin stok adedi sayım adetlerine eşitleniyor.
 Bir grup ürün sayımında, ürün seçicide sayılan grup tanımlanıyor ve sayım olmayıp bu grupta olanlar sıfırlanıyor. Bu yüzden ürün seçiciden belirtilen ürün grubu gerçekten sayılan ürünlere denk gelmeli. Örneğin bir markanın, kategorinin tamamını saymak gerekir.
 Eksi stok sayımında da, onaylamayla birlikte, stoğu eksi olup sayılmayanların sıfır olduğu varsayılıyor. Bu yüzden eksi stokların tamamının iyice araştırıldığından emin olunması gerekiyor.
 Sistem listesi sayımında, belli bir amaç için sistem sayım listeleri oluşturur. Bu ürünlerin sayılması sağlanır. Örneğin, her gün farklı 25 ürünü sistem listeler. Pahalı ürünler, çok satan ürünler vs. gibi bir mantıkla listeler otomatik oluşturulabilir. Mağazalar sayımı yapar ve merkez sonuçları inceler.

Stok ve Sayım Farklılık Kaynakları

 Eksik belgeler, yanlış ürün/adet girişleri
 Kasiyerlerin yanlış ürün okutmaları
 Sayımın yanlış yapılması
 Barkod atama yanlışlıkları
 Koli/adet tanım yanlışlıkları
 Sayım öncesi dönemde mağaza POS sistemi, Z raporları ve merkez verilerin tutarlı olmadığı günler
 Belge sevk tarihleri ve işlem tarihlerinin doğru girilmemesi
 Bantlı promosyon ürünleri, paketli alıp tek tek satılan
 Ağırlıklı ürünler başlı başına sorundur
 Mağazalar arası sevkiyatların işlenmemesi
 Mağazalar ve depolar arası sevkiyatlarda karşılıklı kontrol yapılmaması, adet anlaşmazlıkları
 Şirket içi kullanımın kayda alınmaması
 Bozuk/kırılan ürünlerin girilmemesi
 İade ürünlerinin işlenmemesi

Ve tabii ki en sonunda çalınma ! Dikkat ederseniz, tüm bu işlem tiplerine göre hareket girişleri ana menüde bulunuyor. Bu durumda, aslında sayım hareketleri de yalnızca hırsızlığa ve nedeni bilinmeyen stok kayıplarına karşılık gelmelidir.

Sayım Sürecinin Temel Adımları

1. Fiziksel ve sistemsel açılardan hazırlıklar yapılmalıdır. Baskın sayımlar dışında personel bilgilendirmesine önem verilmelidir.

2. Son kapanış saatinden, bir sonraki satış başlangıcına kadar ve bir kerede tamamlanmalıdır.

3. Ardından, sayım ve stok karşılaştırmaları yapılır. Sayım farklarının birçok nedeni vardır. En başta yanlış belge girişleri ve yanlış kasiyer satışları gelir. Stok ve sayım farkı nedenleri için sıralanan maddelere dikkat edilmelidir. Diğer çıkacak sorunların kaynakları da listelenmeli ve üzerine gidilmelidir. Tüm sorun kaynakları için çözümler geliştirmeli, taraflara eğitim verilmeli ve gerekli kararlar alınmalıdır.

4. Son olarak sayım onaylanır. Sayım tarihinden geriye doğru belge girişi yapılmaz, yapılması zorunlu ise sayım sonucunu değiştirmemek üzere sayım belgelerinde de düzeltme yapılmalıdır. Bunun için Sistem Yönetimi’ndeki tarihsel ayarlar verilerek kontrol sağlanabilir.

1.Tam Mekan Sayımları İçin Öneriler
Fiziksel olarak sayıma başlamadan önce, raflarda ve depolarda hazırlıklar yapılmalıdır. Ürünlerin saklanma koşulları sayıma uygun hale getirilmelidir. Farklı yerlere dağılmış olan ürünler mümkünse aynı alana toplanmalıdır. Raf arkaları, kapı arkaları, köşeler gibi beklenmedik yerler kontrol edilmelidir.

Sayım tekniği açısından, alanlara ayrılmış sayım mekanında her raftan farklı üç kişinin geçmesi tercih edilebilir. İlki, yukarıda söz ettiğimiz toparlama, sayıma hazırlama adımını, ikincisi elle saydıktan sonra bir kağıda yazıp ürünlerin üzerine yapıştırma adımını, üçüncüsü de adedi kontrol ederek el terminaline giriş adımını uygulayabilir.

Sistem açısından hazırlıklar, belgelerin tamamlanması yönünde yapılır. Sayım tarihinden önceye ait belgelerin tamamlanması zorunludur. Satışların aktarımı yine önemli bir noktadır. Zorunlu durumlarda, sayım sırasında sayılmış alana giriş veya çıkış yapılırsa, aynı adetler kayıtlı sayım değerlerinde düzeltme yapılabilir.

Genellikle sayımda daha fazla terminale gerek duyulduğu için, geçici olarak sisteme uyumlu el terminalleri kullanarak süreç hızlandırılabilir. Varsa diğer depo ve mağazalardan terminal alımı planlanmalıdır. Gerekiyorsa, normalden fazla uzak erişim lisansı sağlanmalıdır.

Sayımı yapacak ekibin deneyimli olmadığı veya sayımın zor olduğu ürün gruplarını düşünerek, ya da daha güvenli sayım sonuçları elde etmek için, her alanın ikinci kez farklı bir kişi tarafından sayılması planlanabilir. Bu durumda ilk sayımla birlikte stok karşılaştırması yapılır, ardından ikinci sayım yapıldığında hem stok hem de iki sayım sonucu birlikte ele alınarak üçlü kontrol uygulanır.

2.DerinUs El Terminali Kullanımı
El terminalinde dosyalar açılarak birden fazla terminal ve kullanıcıyla sayım yapılabilir. Çakışmalar için dosya içi ve toplamda sayılan adet her an görülebilmektedir. Sayım yönetim ara yüzünde, terminallerde girilen bilgiler anında izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir. Terminalde işlemler uzak erişimle, doğrudan sisteme bağlı olarak yapıldığı için, tanımsız ürünler okutulduğu anda fark edilir. Sayım adetlerinde düzeltme gerektiğinde, aynı ürün okutularak 0 adet kaydı yapılır.

Sayım dosyası bilgisayarda görüntülenir ve değiştirilebilir. Silme işlemi yalnızca bilgisayarda yapılabilir ve mutlaka bir dosyaya yazılarak yapılabilir.

Kullanıcı ve alanlar için açılacak dosyaları iyi planlamak gerekir. Bu alanların sınırları kullanıcılar için kesinleştirilmelidir.

3.Sayım-Stok Karşılaştırma Adımı
Onaylamadan önce birçok açıdan karşılaştırma yapılır. Ancak arada geçen zaman başka zorluklar çıkartacağı için, kontroller en kısa sürede tamamlanmalıdır. Seçilen sayım dosyası veya o mekanın tüm dosyaları için rapor alınabilir. Yukarıdaki fark nedenlerine göre çeşitli işlemler yapılır. Sayım yanlışlıklarını kontrol ederken, satış fiyatından, adetten ve tutardan yapılacak çoktan aza sıralamalarla bazı hatalar çabuk yakalanabilir. Unutulmuş satış verileri aktarılabilir, Z raporu tutmaması gibi sorunu olan günler yeniden aktarılabilir. Yanlış belgeler, unutulmuş belgeler geriye doğru girilir.

Barkod atama ve ürün tanım yanlışlıkları, genellikle artı ve eksi stok olarak iki ayrı ürün görüntüsünde fark edilir. Bu ürünler için ürün taşıma(hareket birleştirme) yapılır.

Sayım onaylanana kadar yapılan geriye doğru girişlerde, ürünler sayıma girmemişse, bu adetlerin sayım dosyasına eklenmesine dikkat edilmelidir.

4.Sayım Onaylama
Sayım onaylamayla ilgili en önemli bilgi, sayımın baz alınacağı tarihtir. Onaylamadan önce alınan karşılaştırma ve kontrol raporlarında, sayım dosyalarının oluşturulma tarihi kullanılır. Farklı tarihlerde sayılan ürünlerin, belli bir tarihte sayılmış gibi sisteme yazılma durumu için, onaylama adımında ayrıca bir tarih verilir.

Onaylama sırasında, işlemler sürdükçe kullanıcılara yardımcı olacak çeşitli bilgiler ekranda log olarak gösterilir.

Sayım dosyasında olan ürünlerin sistemde olmaması durumunda değişen barkod bilgisine bakılarak ‘ürün ID’sini değiştirme olanağı vardır. Ayrıca kullanıcı sistemde olmayan ürünler var hatası aldığında, sayım aktarımını devam ettirme, durdurma veya yukarıdaki kontrolü sağlama seçenekleriyle karşılaşır. Aktarım durum gösteriminde hatalı durumlar kırmızı renkte gösterilir.

Eşitleyerek Onaylama

Sayım yapılan ürünlerin stok adetlere sayım sonucunu verecek şekilde, yalnızca farklar için giriş ve çıkış hareketleri oluşturulur. Genellikle az adetli listelerde ve farklılığın az olduğu durumlarda kullanılır.

Sayılmayanları sıfırlama seçeneğine bağlı olarak, sayımda hiç geçmeyen ürünlerin stok adetleri sıfırlanır. Burada, ‘Ürün Seçici’ ile bir grup ürünün belirtilmesi çok önemlidir. Sayımı yapılan ürünlerin grup özellikleri birebir seçilmeli ve bu gruba ait ürünlerin tamamı sayılmalıdır. Sayılmayan ürün raporu bu noktada en iyi yardımcı olur.

Bu sayım onaylama yönteminde en çok düşülen hata, sistemin oluşturduğu sayım belgelerinde, sayımdaki adetleri görmeyi beklemektir. Oysa ki, burada yalnızca stokla sayım adetleri arasındaki farklar bulunur. Bu farka bağlı olarak, oluşan iki dosyadan giriş veya çıkış türünde olan belgede aradığımız ürünü buluruz.

Sıfırlayarak Onaylama

Sayımı yapılan ürünlerin stoğu sıfıra çekilecek şekilde çıkış (eksiler için giriş) hareketleri oluşturulur. Ardından sayım sonuçları tek bir giriş belgesi olarak yazılır. Genellikle tam mekan sayımlarında ve farklılığın çok olduğu durumlarda kullanılır. Bu onaylama yönteminde en çok sorgulanan konu, 3 adet sayım belgesinin oluşmasıdır. İlk iki belgede stoğu artı ve eksi olan ürünler ayrı ayrı sıfırlanır. 3. belge ise sayım sonuçlarını içerir.

Diğer Konular

İdeal olarak, günlük eksi stokların mağazalarda sayılması ve bilgi işleme gerek olmadan otomatik olarak düzeltmesinin yapılması beklenir. Daha önemlisi, eksi stoklar, otomatik sipariş sürecinin dışında kalmaktadır. Bu yüzden eksi stoklu ürünler haftalık veya günlük olarak ilgililere otomatik olarak raporlanır. Bilgi işlem, bu durumdaki ürünleri çok dikkatle izlemelidir.

Sayımların tutarsal olarak değerlemesi daha çok muhasebeyi ilgilendirse de, karlılık açısından satın almayı da yakından etkiler. Sayım farkı hareketlerinde birim fiyat olarak genellikle son alış fiyatları kullanılır.

Sayımı yapan kişilerin stok adetlerini görerek veya görmeden sayım yapması da önemli bir karardır. Bazı durumlarda stok bilgisi ürünün farklı yerlerde de saklanmış olabileceğini göstereceği için avantaj olabilir. Diğer yandan da, sayım adetlerinin girişinde kolaya kaçıp stok adetlerinin aynen girilmesine neden olabilir. Sayımı yapacak kişilerin ve ürünlerin durumuna göre bu konuda karar verilmelidir.