e-Arşiv

e-Arşiv
Her yönüyle ERP, e-Ticaret ve POS Kasa faturaları için e-arşiv çözümü

İşleyiş

e-Arşiv, adındaki yanlış algının aksine, e-fatura sisteminin daha geniş kullanımlı yeni bir sürümü gibi düşünülmelidir. Geleneksel fatura sistemindeki kopyalar ortadan kalkmakta, aslı yine yazdırılmakta ya da e-posta ile gönderilebilmektedir. ‘Arşiv’ adı da elektronik olarak fatura kopyasının saklanmasından gelmektedir.

e-Fatura mükellefleri kendi aralarında yalnızca e-fatura sistemini kullanırlar, e-arşiv sistemini kesinlikle kullanamazlar.

e-Fatura Sisteminden Farkı

e-Fatura sisteminden en önemli farkı tek yönlü olmasıdır. E-Arşiv’e tabi mükellefler aynı zamanda e-fatura mükellefi de olmak zorunda olduğu için ve e-fatura mükelleflerinin aralarında e-fatura zorunluluğu olduğu için, e-arşiv’e tabi bir firmaya hiçbir firma e-arşiv düzenleyemez.

e-Arşiv, tüketicileri de kapsadığı için çok daha geniş bir kullanım alanına etki eder. E-fatura mükellefi olmayan şirket ya da kişilerin tamamına e-arşiv düzenlenmektedir. Böylece, e-arşiv’e geçen bir firmanın geleneksel matbu faturalarla hiçbir işi kalmaz.

e-Arşiv’in işleyişinde çok önemli bir fark da, verilerin yalnızca özel entegratöre gönderilmesi, anlık olarak GİB’e ve dolayısıyla muhatap olarak mükellefe gönderilmemesi, daha sonra GİB’e rapor olarak topluca gönderilmesidir. Bu gönderimde ürün satırları bulunmamakta, yalnızca fatura tarihi, numarası, toplamları gibi başlık bilgileri bulunmaktadır. 

GİB’e Raporlama

e-Arşiv faturaları, özel entegratör sisteminde, en geç takip eden ayın 15’ine kadar GİB’e raporlanmalıdır. Bu açıdan KDV beyanına benzemektedir. Faturaların ERP tarafından belli bir periyotta özel entegratöre gönderilmesi yeterlidir. Çok sayıda fatura gönderimi nedeniyle özel entegratör ve ERP arası hazırladığımız mutabakat modülü, oldukça önemlidir.

e-Arşiv Sisteminin Çerçevesi

e-Arşiv sistemi, faturaların oluşturulması, saklanması ve raporlanmasıyla sınırlı olup, her zamanki gibi içeriği, tutarlılığı, tarihsel kuralları açısından VUK’un bağlayıcılığı söz konusudur. Özel entegratörle yapılacak çalışmalar tamamen hizmet alan ve veren iki şirketin arasındaki teknik çalışmalardan ibarettir, e-arşiv sürecinin bir bağlayıcılığı bulunmamaktadır.

Başta yadırganacak olsa da, e-posta ile gönderim yaygınlaştıkça, faturaların yazdırılması ve kargo ile ulaştırılması gibi operasyon-zaman maliyetleri ortadan kalkacaktır. Bunu tamamlamak adın, e-irsaliye projesinin de hazırlanmakta olduğunu iletelim.

Eğitim Şart :)

Konuya tabi olan firmalar için bile çok eksik bir bilgi yaygınlaştırma sorunu varken, konuyu takip etmek zorunda olmayan, kendini takip etmek zorunda hissetmeyen, ancak fatura alan kurum ve kişilerin uyum sağlaması zaman alacak gözüküyor. Özellikle kasa başında çok önemli bir zaman harcanacağı, bazı gerginliklerin yaşanacağını şimdiden söyleyebiliriz. Kasiyerler başta olmak üzere tüm şirket çalışanlarının, aslında her yeni süreçte olduğu gibi, ciddi şekilde bilgilendirilmesi, tipik sorulara nasıl yanıt vereceklerinin hazırlanması son derece önemlidir.

Fatura Kaynakları

Üç farklı kaynak için değişik veriler ve tasarım özellikleri söz konusudur.

  • ERP
  • E-Ticaret
  • POS Kasa

Farklı uygulamalar olsa da, perakende için yaygın olarak bu üç kaynaktan gelen faturaların tamamı ERP tarafından özel entegratöre gönderilmektedir. Bu anlamda tüm süreç ERP tarafında projelendirilmekte ve yönetilmektedir. Tasarım farklılıkları, seri numaralarının yönetilmesi, arama-görüntüleme-yazdırma olanakları gibi kritik konular DerinSİS tarafında yürütülmektedir.

ERP

Standart fatura bilgileri, e-arşiv faturasına olduğu gibi yansımak durumundadır. E-Arşiv logolu çıktının anlık olarak basılmasının gerekmediği durumlarda (cash&carry, pos kasa gibi), fatura kaydının oluşturulması yeterli olup, gönderim daha sonra muhasebe tarafından e-arşiv yönetim modülünde gerçekleştirilebilir. E-Ticaret kaynaklı faturalar da benzer şekilde işlemekle birlikte, farklı bilgilerin saklanması gerekmektedir.

Faturanın çıktı olarak ya da e-posta olarak teslimi için bir seçenek sunulduğu gibi, cari kartta bir öndeğer seçim de sunulmaktadır. Böylelikle, sürekli e-posta çalışılacak carilerde daha hızlı bir işleyiş elde edilebilir.

e-Ticaret

e-Ticaret’e özel zorunlu alanlar her ne kadar operasyon gereği saklanması gerekli olan bilgiler olsa da, e-ticaret sistemi ve ERP arasındaki entegrasyon açısından önemli değişiklikler getiriyor. Aslında şu an gündemde olan zorunluluk, tamamen e-ticaretten kaynaklanmaktadır. E-posta alınması zorunlu olup, faturalar mail yoluyla gönderilecektir, çıktıya kesinlikle gerek kalmamış durumdadır. Siparişle birlikte alınacak bu bilgiler faturaya taşınarak özel entegratöre ulaştırılmalıdır:

  • ·         Satışın gerçekleştiği web sitesi URL’i
  • ·         Kargo firması bilgileri
  • ·         Müşteri e-postası bilgileri
  • ·         Ödeme tipi

Bu nedenlerle, e-ticaret API’lerinin ve ERP entegrasyonlarının ciddi şekilde elden geçirilmesi gerekmektedir. E-ticaret piyasasındaki yaygınlıkla yaşanan zayıf hizmet alma ilişkisi nedeniyle, bu konu mükellefleri daha da zorlayacak gözükmektedir.

POS Kasa

e-fatura’da olduğu gibi POS kasalardaki fatura işleyişi e-arşiv’de de yine kapsam dışında kalıp sonradan çözümler getirilmeye çalışıldığı görülmekte. Öncelikle iade kavramının hiç olmadığının altını çizelim, bu ERP’den üretilen faturalar için de geçerli tabi. Kasalardaki donanımsal sınırlı yapı ve satış hızı ihtiyacı, bazı kuralların değişmesine neden oldu. Üretilen elektronik faturanın birebir aynı çıktısının verilme zorunluluğu, nokta vuruşlu yazıcılar nedeniyle esnemiş oldu. Artık klasik fatura çıktısı, e-arşiv logosu olan bir A4’e (ya da kasaya uygun kağıda) kullanılarak e-arşiv elde edilmiş sayılmaktadır. Tabi bunun şartı, elektronik fatura görüntülemedeki tasarımın kasa çıktısına benzetilmesidir. Sıralı olarak üretilen bir numaranın da yazdırılması, diğer kritik zorunluluktur.

Bazı kasalar bu numarayı, özel entegratörle satış anında online olarak kuracakları bir bağlantıyla alıp yazdırmayı kurgulamış durumdadır. Serisinin yinelenmeden ve sıralı olarak doğru şekilde kullanılması yeterli olup, aslında böyle bir online bağlantı ihtiyacı bulunmamaktadır. Numaralandırma özel entegratör tarafında yapılabileceği gibi, biz özellikle DerinSİS’te yaparak, seri yönetimiyle çok önemli bir esneklik sağlamaktayız.

‘Bilgi Fişi’

Bunun dışında, pos kasa fiş yazıcısından çıkan ayrı bir ‘bilgi fişi’ vermek zorundadır ve bu çıktı aslında fiili olarak e-arşiv çıktısından daha önemli bir işleve sahip olmaktadır. E-arşiv yasal bilgileri içerirken, bilgi fişinde hem ürün-fiyat gibi tüm bilgiler aynen tekrar etmekte, hem fatura numarası bulunmakta, hem de CRM-kampanya-bilgilendirme gibi nedenlerle her tür metin-bilgi bulunmaktadır. Müşterinin e-posta istemesi durumunda ya da e-arşiv çıktısının verilemediği/verilmediği durumlarda müşterinin elindeki tek belge olmaktadır.

Örneğin, yukarıdaki online numara alma senaryosunda bağlantı anlık kurulamazsa, yalnızca bilgi fişi çıkıyor olacak, yine ERP bu faturayı kendisi numaralandırıp e-arşiv olarak özel entegratöre ulaştıracak ve çıktı-gönderim işlemleri projedeki işleyişine göre sürdürülecektir.

Sürekli değişiklik ve esneme olan işleyişte en güncel bilgi (kırmızı logo rengi nedeniyle yakın zamana kadar renkli yazıcı zorunluluğu da söz konusuydu, neyse ki şu an ortadan kalktı), pos kasalarda yalnızca bilgi fişinin yeterli olacağı yönünde. Bu durum, yeni ÖKC’ler açısından da bir devrim daha yaratmakta, fatura yazıcılarına bile gerek bırakmamaktadır. Tamamı ERP’de numaralandırılarak entegratöre gönderilebilecektir.

Yönetim Modülü

Tüm gönderim işlemleri, iptal ve silme işlemleri, seri yönetimi, sorgulama-arama-görüntüleme işlemleri, e-arşiv yönetim modülünden yapılmaktadır. Kaynaklarına göre 3 farklı sekmede, gönderilmemiş faturalar listelenmekte, seçilebilmekte, tasarım özelliklerine göre özel entegratöre gönderilmektedir.

Oluşan elektronik fatura PDF olarak ilgili faturaya iliştirilerek saklanabilmekte ve istendiğinde görüntülenip yazdırılabilmektedir. Seri yönetimi sayesinde, farklı tarihlere göre seçilen faturaların gönderilmişlerden bağımsız olarak sıralı gönderimi sağlanabilmektedir.

Fatura Serileri

DerinSİS’in standart fatura tipleri bazında seriler sunulduğu gibi, e-ticaret’e özel olarak farklı bir seri daha, kasa sisteminde numaralandırılmamış pos kasalar için tamamen ayrı bir seri daha kullanılabilmektedir.

İptal ve Silme

Entegratöre gönderilmiş ancak GİB’e raporlanmamış faturalar silinebilmektedir. GİB’e raporlanmış bir e-arşiv faturası ancak iptal edilebilir. Yönetim modülünde, yetkiye bağlı olarak bu işlemler gerçekleştirilebilmektedir. Bu anlamda, operasyonel olarak iptal ve silme yetkilerinin ilgili fatura modüllerinde tamamen kaldırılması yerinde olur. Tarihsel sınırlar açısından VUK’un esas alınarak işlem yapılması önerilmektedir.

Mutabakat

Mutabakat işleminde, entegratörden alınan ön rapor çıkışı DerinSİS’e tekrar yüklenebilmekte, yüksek sayıda fatura sayısına rağmen farklı nedenlerle olabilecek tutarsızlıklara karşı kritik bir kontrol sağlanmaktadır.

Ulaştırılamamış e-posta tercihli faturaların e-posta hizmeti alınan noktada listelenmesi de önemli bir hizmet adımıdır. E-posta’ların müşterilerden doğru şekilde alınması da sonraki sorunları azaltacaktır.

POS Satışları

Satış Aktarımları

Satış aktarımlarında, e-arşiv’e tabi olan faturaların ayıklanması ve entegratöre gönderilmek üzere gerekli tüm bilgileriyle saklanması gerekmektedir. POS satış cirosunun bölünmemesi adına, şimdiye kadar olduğu gibi Z raporunun içinde kabul edip, gerçek faturalar şeklinde aktarılmayabileceği gibi, Ba-Bs raporları, açık hesap çalışılan carilerin bütünlüğü gibi unsurları esas alarak ayrı ayrı faturalar olarak da aktarım yapılabilir. Bazı kasaların e-arşiv çözümlerini henüz sunmamış olmaları nedeniyle, kasalarda irsaliye kesilmesi, bunların ERP’ye irsaliye olarak aktarımı ve faturalaştırılarak e-arşiv şeklinde gönderimine de hazırlıklı olmak gerekiyor.

Mağaza Kasası

Kasiyer teslimleri, yerel giderler ve merkez hesaplara çıkışların yönetildiği Mağaza Kasası modülünde, yukarıdaki aktarım senaryolarına göre e-arşiv faturalarının ayrıca listelenmesi, ayrıntılarının görüntülenmesi ve gerektiğinde yazdırılabilmesi gerekmektedir.

e-Ticaret Entegrasyonu

Siparişle birlikte alınacak bu bilgiler faturaya taşınarak özel entegratöre ulaştırılmalıdır:

  • ·         Satışın gerçekleştiği web sitesi URL’i

Giderek yaygınlaşan birden fazla domain’de satış yapılması durumunda, raporlama amaçlı olarak ERP tarafında site adı bir şekilde tutulmaya çalışılmaktadır. E-Arşiv’le birlikte bunun daha yapısal bir çözüme kavuşması gerekiyor. Satış yapılan URL’leri özel bir tanım tablosunda tutup, API’de bu bilginin eşleştirilmesini bekliyoruz.

  • ·         Kargo firması bilgileri

Basit bir kısa addan öte, firmanın tam ünvanı, vergi numarası gibi bilgiler gerektiği için, daha yapısal bir şekilde saklanması gerekmektedir. DerinSİS’te kargo firmasına ait cari ID’si siparişle birlikte saklanmaktadır. E-Ticaret API’sinde bu ID’nin eşleştirilmesini beklemekteyiz.

  • ·         Müşteri e-postası bilgileri

Müşterinin isteğine bağlı olarak yazılı çıktı konusu, e-ticaret için zorunluluk olmamaktadır. Bu nedenle e-posta adresinin alınması zorunlu ve mail yoluyla gönderimi, yükümlülüğün yerine getirilmesini sağlanmaktadır.

  • ·         Ödeme tipi

Ödeme tutarları ayrıntılı olarak beklenmese de, faturaya bağlı yapılan ödeme adlarının saklanması ve iletilmesi gerekmektedir.

Bu nedenlerle, e-ticaret API’lerinin ve ERP entegrasyonlarının ciddi şekilde elden geçirilmesi gerekmektedir. E-ticaret piyasasındaki yaygınlıkla yaşanan zayıf hizmet alma ilişkisi nedeniyle, bu konu mükellefleri daha da zorlayacak gözükmektedir.