Tekzen'de 'Dijital Arşiv' Dönemi

Tekzen'de 'Dijital Arşiv' Dönemi

Yalnızca dijital arşiv modülümüzle, aylık muhasebe döngüsünde 10 iş günü kazanıldı.

Zincir mağazaların muhasebe sistemlerinde, mağazalardan beklenen çok sayıda belge bulunmaktadır. Evrak girişi ve girilmiş evrakların kontrolü için, bu belgelerin merkeze ulaştırılması beklenmekte, ulaştıktan sonra da bunların merkezdeki karşılıkları varsa eşleştirilmesi ve arşivlenmesi gerekmektedir.

Her ay yaşanan muhasebe döngüsünde bu işlemlerde yaşanan gecikmeler, iş yükünün daha da birikmesine neden olmakta, kritik kararların alınacak raporların zamanında alınmasına engel olmaktadır. Artan mağaza sayısıyla merkeze yanısayan iş yükü ayrıca artmaktadır. Buna bağlı personel kaynağı, zaman maliyeti ve yoğunluk nedeniyle yapılan giriş hataları ise kaçınılmaz sorunlara neden olabilmektedir. Belge kayıplarının yanında, daha sonra gerektiğinde arşivden belge arama maliyeti gibi başka sorunlar da bulunmaktadır.

DerinSİS'te geliştirdiğimiz çözümle, bütün bu sorunlar ve bağlı maliyetleri ortadan kaldırıldı. Somut olarak aylık muhasebe döngüsünde 10 iş günü gibi olağanüstü bir kazanım elde edildi. Arşivden belge aramalarda ciddi bir kolaylık sağlanarak, mağazalardan gelmesi beklenen irsaliye, gider fişleri gibi resmi belgelerle birlikte, ıslak imzalı belgelere, çeşitli tutanaklara sistemden anında ulaşılabilmektedir.

Tekzen IT bölümü ile yapılan başarılı çalışmalarla, bu dosyaların taranması, elektronik ortamda saklanması, verilerle eşleştirilmesi ve erişim güvenliği gibi bütün adımlarda sistem performansı en üst seviyede tutuldu.