Grup Gökkuşağı'nda e-Fatura'lar otomatik işleniyor

Grup Gökkuşağı'nda e-Fatura'lar otomatik işleniyor

Robot e-Fatura kullanıcısı, en çok fatura giren kullanıcı oldu !

Grup Gökkuşağı IT müdür Sedat Günceoğlu'nun kendi anlatımıyla e-fatura faz 2 çözümümüzü aktarmak istedik. e-Fatura sürecinin başından itibaren nasıl ilerlediğinin güzel bir örneği ortaya çıkmış oldu. Piyasadan farklı olarak, lafta kalmayan, gerçekten işleyen ve birlikte üretilmiş, çok başarılı bir çalışma oldu, işte hikayemiz:

"2014 yılında eFatura uygulaması başladığında çeşitli kriterlere göre efatura kullanımı zorunluluğu kapsamına giren firmalar arasında yer aldık. 2012 yılında ise henüz efatura uygulaması geleceğinden habersiz iken şirketimizin hali hazırda kullandığı erp programının ilerleyen dönemlerde yetersiz geleceğini düşünerek erp programımızı değiştirmeye karar verdik ve piyasadaki erp programlarını inceleme ve araştırmalarımızın sonucunda Derin Bilgi yazılım ile çalışmaya karar verdik.

2012 yılında 17 şubemiz bulunuyor iken DerinSis programına geçiş yaptık, DerinSis ile birlikte 10 mağaza açtık ve şuanda 27 mağazamız bulunuyor. Geçiş öncesi hazırlık, projelendirme, geçiş aşamasındaki ekip çalışması, sorunsuz bir geçiş ve geçiş sonrası desteklerinden dolayı çok doğru bir tercih yaptığımızı anladık.

DerinSis; ihtiyaç duyulan tüm modülleri kendi bünyesinde bulundurması en büyük avantajlarından biri. İnsan kaynakları modülü ayrı firmadan, otomatik sipariş ayrı firmadan, el terminali ayrı firmadan, b2b ayrı firmadan, efatura ayrı firmadan vb. farklı firmalardan hizmet alımlarında bunun yanında birde irili ufaklı uygulamalar dahil edilince yamalı bir erp sistemi ortaya çıkıyor.

2013 yılına geldiğimizde DerinSis programının tüm geçişleri yapılmış olup, sağlıklı bir sistem alt yapısı oluşmasını sağladık. Otomatik sipariş, otomatik istek, siparişlerin firmalara otomatik gönderimi, otomatik iade vb. birçok otomatik işlemler bizlere çok büyük kolaylıklar sağladı.

2013 yılında eFatura tebliği yapıldıktan sonra efatura hazırlıklarına başladık. DerinSis eFatura modülünü de kendi sistemine dahil edeceği konusunda bizleri bilgilendirdikten sonra rahat bir nefes aldık, farklı bir firmadan efatura hizmeti almamız yamalı bir yapı olacağından dolayı çeşitli sorunlar yaşayacağımızı ve ilerleyen dönemlerde efatura ile birlikte yapılacak olan sistem kolaylıklarından yararlanamayacağımızın farkındaydık. eFatura yöntemi olarak “Entegrasyon” yöntemini tercih ettik. eFatura ile ilgili gerekli başvurular, sistem kurulumu ve yapılandırılması, geçiş sonrası gerekli destek ve efatura konusundaki sağlanan kolaylıklardan sonra tekrar DerinSis konusunda çok doğru bir tercih yaptığımızı anladık.

eFatura; kağıt tasarrufu, arşivleme, yazdırma iş yükü vb. konularda büyük kolaylıklar sağladı fakat fatura işleme iş yükünü ortadan kaldırmadı. Kağıt faturada fatura işleme nasılsa efaturada da fatura işleme aynı iş yükü gerektiriyordu. Aradaki tek fark biri kağıt üzerinde görüntüleniyordu diğeri bilgisayar ekranında görüntüleniyor.

eFatura sistemi oturduktan sonra DerinSis bizi otomatik fatura işlenebileceği fakat kendilerine ve bize büyük bir iş düştüğü konusunda bilgilendirdiler. Otomatik fatura işleme hayalimizde dahi olmayan bir proje iken bu bilgilendirmeden sonra her ne pahasına olursa olsun ortaya çıkaracağı iş kolaylığından dolayı bu çalışmaya değeceğini ve bizim üzerimize düşen ne ise yapacağımıza karar verdik. Aylık ortalama 12-13 bin fatura alıyoruz ve 4 personel fatura işliyor. Piyasada böyle bir uygulama yok diye biliyorum, ilk başlarda efatura sistemine geçilmesinin üzerinden yıllar geçmesine rağmen nasıl böyle bir uygulama yapılmadığını garipsemiş olsam da yazılım tarafının bu projede karşılaştığı zorluklar, her firmanın tanımladığı bilgi alanlarının farklılıkları, bilgi eksiklikleri, bilgi yanlışlıklarını gördükten sonra nedenini çok iyi anladım.

Bu projede bizim üzerimize düşen görev; ilgili alanları tanımlamak, eşleşme kontrolleri, eksik ve yanlış alanlar ile ilgili firmalar ile diyaloga geçmek olacaktı.  Fakat yazılım tarafına büyük bir iş düşüyordu. Birçok projede birlikte çalıştığım için bu projenin de üstesinden geleceklerinde hiç şüphem yoktu. Firma firma tanımlamalara ve otomatik fatura işlemeye başladık. İlk ay işlenen faturaları tek tek kontrol ettiğimiz için “GG Robot” kullanıcımız diğer fatura işleyen kullanıcılarımızın gerisinde kaldı. İkinci ay ise “GG Robot” kullanıcımız en çok fatura işleyen olarak birinci sırada yer aldı. Bu ayki hedefimiz efaturaların yüzde 50’sini “GG Robot” kullanıcımızın işlemesi, diğer aylarda ise bu oranın yüzde 80’e çıkarılmasını hedefliyoruz."